Über die Rolle

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Zur Ergänzung unseres Teams im President's Office suchen wir Dich als

Executive Assistant (gn)
(unbefristet, Vollzeit 40 Std./Woche, ab sofort),

welche:r unseren CFO und den Präsidenten proaktiv im beruflichen Alltag eng begleitet und wirkungsvoll entlastet.

Du sorgst im Hintergrund dafür, dass alles rund läuft: Du behältst vor allem Prioritäten im Blick, koordinierst Termine und Reisen und stellestsicher, dass eingehende Anfragen schnell, strukturiert und diskret bearbeitet werden. So schaffst Du den Freiraum, der es beiden Geschäftsführern ermöglicht, sich auf ihre inhaltlichen Themen konzentrieren können.

Darüber hinaus bringst Du Dich punktuell auch inhaltlich ein – immer mit dem Ziel, Abläufe effizient zu gestalten und den Arbeitsalltag der Geschäftsführung bestmöglich zu unterstützen. As an international business school, we operate in English. However, this role requires near-fluent German, which is why this job ad is published in German.

Wie Du einen Unterschied machst

• Eigenverantwortliches Kalendermanagement für den CFO sowie gemeinsame Betreuung des Kalenders des Präsidenten – inklusive Priorisierung, Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Steuerung eingehender Anfragen und Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern (E-Mail, Telefon, Meetings) – strukturiert, serviceorientiert und zuverlässig
• Proaktive Koordination: Sie erkennen frühzeitig Bedarfe, lösen Terminkonflikte und stellen sicher, dass alle Beteiligten zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen arbeiten können
• Inhaltliche Unterstützung, insbesondere für den CFO: Erstellung von Briefings, Gesprächsnotizen und Entscheidungsgrundlagen
• Organisation und Begleitung von Meetings auf Führungsebene – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachverfolgung von Maßnahmen
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen inklusive Buchungen, kurzfristiger Anpassungen sowie Reisekostenabrechnung
• Unterstützung weiterer organisatorischer Themen im President’s Office je nach Bedarf

Warum wir genau Dich suchen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Umfeld von C-Level oder Top-Management
• Ausgeprägte Proaktivität und vorausschauendes Denken: Sie erkennen Zusammenhänge früh und schaffen Struktur, bevor Druck entsteht
• Hohe Serviceorientierung und Verlässlichkeit in der Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern
• verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (C-Level) sowie souveränes Auftreten auf Führungsebene
• Starkes Organisationstalent, hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel diskret und strukturiert zu steuern
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), inklusive effizienter Nutzung von Vorlagen und Automatisierungen
• Erfahrung mit CRM-Systemen (z. B. Salesforce) und gängigen Kollaborationstools sind ein Plus
• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein sicheres Urteilsvermögen in einem dynamischen Umfeld

Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten

Entdecke die Vorteile und die Kultur, die unseren Arbeitsplatz besonders machen.

Gesundheit und Wohlbefinden

• Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
• Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
• Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant

Finanzielle Benefits

• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
• Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz

Persönliche Weiterentwicklung

• Zugang zu LinkedIn Learning
• Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
• Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT

Mehr als nur ein Job

Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.

Dein Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte – gut erreichbar mit dem Rad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Deine Pausen kannst du im Campus-Restaurant oder im Grünen direkt an der Spree genießen. Bei uns gibt’s kostenfreien Kaffee und Tee – ideal für eine entspannte Pause im Garten mit deinem Team. Unsere lebendige Community trifft sich regelmäßig zu Formaten wie Lucky Lunch, Wednesday Cookies, Orientation Days, Summer Party und Year End Event, dem ESMT-Chor und vielem mehr.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung

...und darauf, mehr über Dich und Deinen Hintergrund zu erfahren! Bitte bewerbe Dich online über unser Bewerbungsformular und reiche ein:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
• Gehaltsvorstellungen und frühstmögliches Eintrittsdatum

Kontakt:
ESMT Berlin I Antje Mader I Human Resources Manager I Schlossplatz 1 I 10178 Berlin I Tel: 030 21231 0 I

Scope of activities Administration Career level Professional Working time Full time Locations Schlossplatz 1, 10178 Berlin, Germany
Hybrid work Employment type Permanent employment

Contact

Antje Mader: +4930 21231-1207